Excel suchen und ersetzen formel
Sie können die Funktion „Suchen und Ersetzen“ in Excel verwenden, um Text in Zellen nur dann zu ersetzen, wenn diese bestimmten Text enthalten. Das folgende Beispiel .Excel: Suchen und Ersetzen – leicht gemacht
Wenn es um Tabellen, Kalkulationen oder Formeln geht, ist Excel oft die erste Wahl. Das beliebte Tabellen-Kalkulationsprogramm gehört zum Office-Paket von Microsoft und ist für die Betriebssysteme Windows sowie macOS verfügbar. Es ist das ideale Tool, um viele Werte klar zu strukturieren. Doch je mehr Daten in einer Datei enthalten sind, desto unübersichtlicher ist das Dokument. In diesem Fall hilft die Funktion „Suchen und Ersetzen“ in Excel. Damit finden Sie bestimmte Buchstaben- oder Zahlenkombinationen und ersetzen diese auf Wunsch mit einem Mausklick. Wie das geht, erklären wir Ihnen im Folgenden Schrittweise für Schritt.
Schritt für Schritt erklärt: In Excel suchen und ersetzen
Die beiden Funktionen hängen eng zusammen. Sie erreichen sie zwar über einen jeweils eigenen Menüpunkt und verschiedene Shortcuts, die Optionen aufmachen sich jedoch im gleichen Dialogfeld mit unterschiedlichen Registerblättern. Lesen Sie hier, wie Sie die Funktionen aufmachen und anwenden.
Suchfunktion: Schritt 1
Sie haben eine große Excel-Tabelle mit vielen Werten und sind an der Suche nach einer bestimmten Buchstaben- und Zahlenkombination? Dann ist die Suchfunktion das ideale Werkzeug dafür. Um die Funktion zu öffnen, wählen Sie im Menü den Reiter „Start“ aus und öffnen anschließend das Drop-down-Menü „Suchen und Auswählen“. Wählen Sie „Suchen“, um das entsprechende Dialogfeld mit den passenden Funktionen zu öffnen.
Tipp
Noch schneller öffnen Sie das gewünschte Funktion mit einem Shortcut (einem Tastenkürzel). Pressen Sie dazu auf Ihrer Tastatur gleichzeitig die Tasten Steuerung („Strg“) und „F“.
Suchfunktion: Schritt 2
Das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ öffnet sich. Sie liegen sich automatisch im Reiter „Suchen“. Um die Suche nach einer bestimmten Buchstaben- und Zahlenkombination zu beginnen, geben Sie diese in der Zeile „Suchen nach:“ ein. Klicken Sie anschließend auf den Button „Weitersuchen“ oder auf die Enter-Taste Ihrer Tastatur. Excel markiert daraufhin die erste Zelle, die den Suchbegriff beinhaltet. Klicken Sie erneut auf „Weitersuchen“, zeigt Ihnen das Programm die nächste passende Zelle an.
Vor allem in großen Excel-Tabellen mit vielen Werten ist die Funktion „Alle suchen“ praktisch: Klicken Sie auf den entsprechend Button, zeigt Ihnen Excel anschließend in einer Tabelle alle Zellen an, die den Suchbegriff enthalten. Auswählen Sie ein Ergebnis per Mausklick aus, markiert das Programm die entsprechende Zelle. Außerdem bietet Excel das Möglichkeit, die Ergebnisse zu sortieren. Klicken Sie dafür auf eine Spaltenüberschrift, um die Reihenfolge anzupassen.
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Suchfunktion: Ausgeweitete Optionen
Excel bietet noch viel mehr Möglichkeiten, um Ihre Suche genauer zu definieren. Öffnen Sie dafür zunächst die zusätzlichen Optionen mit einem Klick an den gleichnamigen Button.
Excel erweitert anschließend das Dialogfeld und bietet verschiedene Möglichkeiten: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü neben „Durchsuchen“ aus, in welchem Bereich nach dem Begriff gesucht wird. Bei der Auswahl „Blatt“ gesucht Excel nur im aktuellen Arbeitsblatt, mit der Auswahl „Arbeitsmappe“ durchsucht das Programm alle Blätter. Neben dem Begriff „Suchen“ haben Sie die Auswahl zwischen Zeilen und Spalten. Dies beeinflusst nicht die Suchergebnisse eigen, sondern nur die Reihenfolge. Die Einstellung bestimmt, in welche Richtung die Suche verläuft – ausgehend von der aktuell aktiven Zelle. Zuletzt bietet Excel das Möglichkeit, neben „Suchen in“ konkrete Bereiche zu durchforsten. Wählen Sie dort zwischen Formeln, Werten, Notizen und Kommentaren.
Hinweis
Formeln sind nicht sichtbar, da Excel nur die Ergebnisse in der Zelle anzeigt. Beinhaltet eine Zelle beispielsweise die Excel SUMME-Funktion „=SUMME(4+4)“, ist nur das Ergebnis „8“ sichtbar. Mit der Funktion „Suchen in: Formeln“ findet das Programm auch das eigentlich nicht sichtbare Zahl „4“.
Ist die Berücksichtigung von Groß- und Kleinschreibung für Sie wichtig, setzen Siehe unbedingt einen Haken in das entsprechende Kontrollkästchen. Einer Haken bei „Gesamten Zellinhalt vergleichen“ führt dazu, dass Excel nur Zellen in den Ergebnissen anzeigt, das ausschließlich Ihren Suchbegriff beinhalten.
Um nach Zellen mit einer bestimmten Formatierung zu suchen, klicken Sie auf den Button „Format“. Anschließend öffnet sich ein neues Dialogfeld. Dort definieren Sie die gesuchte Formatierung. Alternativ aufmachen Sie das Drop-down-Menü, indem Sie im rechten Bereich des Buttons auf den Pfeil klicken. Wählen Siehe dort „Format von Zelle wählen“ aus und klicken Sie anschließend auf eine Zelle, die die gewünschte Formatierung enthält.
Ersetzen: Schritt 1
Sie wissen, dass ein Wert in Ihrer Tabelle nicht korrekt ist, aber Sie wissen nicht, wo genau sich dieser Wert befindet? Oder ist es notwendig, den Zelle mehrfach zu ersetzen? Dann bietet die Funktion „Ersetzen“ die ideale Lösung. Damit ersetzt Excel einen Wert durch einen neuen – die Suche nach dem bestehenden Inhalt führt das Programm automatisch selbst aus.
Haben Sie gerade eine Suche durchgeführt, ist das Dialogfeld für die Funktion Ersetzen bereits geöffnet. Wechseln Siehe dazu in den gleichnamigen Reiter. Für einen direkten Zugriff wählen Sie im Menü den Reiter „Start“ aus und öffnen anschließend im Drop-down-Menü „Suchen und Auswählen“ die Option „Ersetzen“.
Tipp
Um die Funktion Ersetzen mit Shortcut noch schneller zu öffnen, pressen Sie zeitgleich die Tasten Steuerung („Strg“) und „H“.
Ersetzen: Schritt 2
Die Funktionen Suchen und Ersetzen im Excel sind sehr ähnlich aufgebaut. Um einen Wert zu ersetzen, geben Sie zunächst den aktuell Zelleninhalt in der Zeile „Suchen nach“ ein. Siehe haben die Möglichkeit, im ersten Schritt nur nach bestehenden Werten zu suchen. Gehen Sie dazu wie in vorhergehenden Abschnitten beschrieben vor. Um die gesuchten Buchstaben- und Zahlenkombinationen mit neuen zu ersetzen, geben Sie die aktuellen Werte in die Zeile „Ersetzen durch“ ein.
Um in Excel zu suchen und an ersetzen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Wenn Sie „Ersetzen“ auswählen, aktualisieren Sie eine Zelle nach der anderen. Vor allem bei großen Dokumenten mit vielen Zellen behalten Sie so den besseren Überblick.
Sind Sie sicher, dass alle Zellen mit dem angegebenen Inhalt durch einen neuen Wert ersetzt werden sollen, klicken Siehe auf den Button „Alle ersetzen“. Ein automatisch geöffnetes Fenster zeigt Ihnen an, wie viele Zellen modifiziert wurden.
Tipp
Um den gesuchten Begriff zu löschen, lassen Sie die Zeile „Ersetzen durch“ einfach leer.
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Ersetzen: Ausgeweitete Optionen
So wie bei der Suchfunktion bietet Excel auch beim Ersetzen von bestehenden Werten zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten. Diese sind mit den Optionen bei der Suche weitestgehend identisch. Nur die Option „Suchen in“ ist auf Formeln beschränkt. Werte, Notizen und Kommentare stellen nicht als Auswahl zur Verfügung.
Tipp
Arbeiten mehrere Personen an einer Tabelle, passiert es schnell, dass Werte fälschlicherweise doppelt eingetragen werden. Auch dafür anbietet Excel eine praktische Funktion, mit der Sie diese einfach löschen. Wie das geht, erklären wir in unserem Artikel "Excel doppelte Werte löschen".
Platzhalterzeichen: Suchen und Ersetzen von Unbekanntem
Besonders in großen Excel-Dokumenten sind Sie möglicherweise auf der Suche nach unbekannten Ergebnissen. Dafür bietet Excel die Möglichkeit an, Platzhalterzeichen zu nutzen. Excel sucht in diesem Fall nach Buchstabenkombinationen, die entsprechende Vorgaben erfüllen. Wir zeigen Ihrer, welche Platzhalterzeichen Excel kennt:
Das Fragezeichen (?)
Das Fragezeichen steht für ein unbekanntes Zeichen. Suchen Siehe beispielsweise nach „n?in“, listet Excel Ergebnisse wie „nein“.
Das Sternchen (*)
Das Sternchen ist dem Frage ähnlich. Der Unterschied ist: Es steht nicht nur für ein, sondern für beliebig viele Zeichen. Suchen Sie nach „n*i“, listet Excel beispielsweise „normalerweise“ oder „nein“ auf. Benötigen Sie alle Wörter, die mittels bestimmten Buchstaben beginnen, suchen Sie zum Beispiel nach „S*“. So findet Excel alle Wörter, die mittels einem S anfangen.
Die Tilde (~)
Doch wie funktioniert dann die Suche nach einem Platzhalter selbst? In diesem Fall nützen Sie die Tilde. Stellen Sie diese dem gesuchten Zeichen voran und suchen Sie beispielsweise nach „~?“ oder „~*“. Auch eine Tilde selbst finden Sie mit der Eingabe „~~“.
Tipp
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